Como a M21Global Traduziu 3 Milh√Ķes de Palavras em Tempo Recorde

Em 2022, fomos abordados com um pedido para um projeto de tradu√ß√£o de uma magnitude n√£o habitual, tendo em considera√ß√£o o volume de trabalho em causa. O projeto envolvia a tradu√ß√£o de 2223 documentos, digitalizados em formato PDF, com um total de 6577 p√°ginas, e uma estimativa de mais de 3 milh√Ķes de palavras a serem traduzidas. Os documentos variavam desde certificados de matr√≠cula, a faturas e contratos de compra e venda e contratos de leasing, com uma exig√™ncia t√©cnica consider√°vel. Al√©m da tradu√ß√£o, o projeto necessitava de uma certifica√ß√£o legal da tradu√ß√£o, tudo num prazo extremamente apertado de 2 meses.

Detalhes e Características

  1. Convers√£o em documentos edit√°veis
    Miss√£o: Transformar 6577 p√°ginas de documentos digitalizados em formato Word.
    Tempo Estimado: 82 dias de trabalho, considerando uma média de 6 minutos por página.
  2. Tradu√ß√£o de Milh√Ķes de Palavras
    Miss√£o: Traduzir aproximadamente 3 milh√Ķes de palavras de portugu√™s para franc√™s, mantendo a precis√£o de contratos jur√≠dicos.
    Tempo Estimado: 1333 dias de tradução, considerando um ritmo de 3000 palavras por dia.
  3. Impress√£o de Milhares de Documentos
    Miss√£o: Imprimir um total de 13 154 p√°ginas, incluindo os documentos originais e as respetivas tradu√ß√Ķes.
    Tempo Estimado: Uma operação de 1 dia e meio, considerando uma velocidade de 22 páginas por minuto, só ao alcance das mais rápidas impressoras no mercado.
  4. Autentica√ß√£o da Tradu√ß√£o ‚Äď dar valor legal aos documentos
    Miss√£o:  Certificar as tradu√ß√Ķes de 2223 documentos, assegurando a validade legal de cada um.
    Tempo Estimado: 23 dias de trabalho, com uma média de 5 minutos dedicados a cada documento.
  5. Necessidade do cliente: Além do prazo total estimado
    Missão: Garantir a entrega dentro do prazo disponível para o cliente, entregando o projeto em apenas 13 semanas.
    Duração Estimada do Projeto: Uma batalha épica de 1440 dias de trabalho, 8 horas por dia, sem descanso nem folgas. Seriam necessários 23 profissionais para entregar o projeto dentro do prazo estipulado do cliente.

Os desafios

Em média, traduzimos todos os meses cerca de 1 milhão de palavras. A aceitação deste projeto significava que durante 3 meses iríamos ter de triplicar a nossa capacidade de tradução.

A enormidade do projeto era ineg√°vel. Para colocar ainda mais em perspectiva, um tradutor profissional, com experi√™ncia consider√°vel, tem a capacidade de traduzir cerca de 3000 palavras por dia. Ou seja, se este projeto fosse atribu√≠do a um √ļnico tradutor, seria necess√°ria uma dedica√ß√£o de mais de 3 anos, sem folgas nem f√©rias, para a conclus√£o do trabalho.

Mesmo com o apoio de ferramentas de tradução assistidas por inteligência artificial, um tradutor levaria cerca de 1 ano para traduzir a totalidade dos documentos.

Para acrescentar, este n√£o era o √ļnico projeto que t√≠nhamos em curso. As restantes quase milh√£o de palavras mensais de outros clientes teriam de continuar a ser traduzidas.

Para agravar, os tradutores n√£o traduzem para qualquer l√≠ngua, traduzem dentro do seu par de l√≠nguas. Apesar de traduzirmos cerca de 1 milh√£o de palavras por m√™s, desse volume apenas cerca de 100 000 palavras s√£o traduzidas de portugu√™s para franc√™s. Este projeto significava a necessidade de multiplicar por 20 as necessidades de tradu√ß√£o num s√≥ m√™s.

Estes cálculos servem para sublinhar a magnitude deste projeto, e a pressão extrema que iria colocar sobre os nossos recursos humanos e tecnológicos.

Mas ainda antes de podermos começar a traduzir estes documentos, seria necessário convertê-los num formato editável, para podermos utilizar as ferramentas informáticas de assistência à tradução.

Tínhamos mais de 6000 páginas em PDF. Documentos em papel que foram digitalizados, alguns remontavam à década de 90 do século passado, e a digitalização era fraca.

A necessidade de converter os documentos em formato Word prende-se com a necessidade de utilizar ferramentas inform√°ticas de aux√≠lio √† tradu√ß√£o, para poder otimizar o tempo do tradutor. Antes da exist√™ncia daquilo a que chamamos CAT Tools (Computer Aided Translation Tools ‚Äď Ferramentas de Tradu√ß√£o com o Aux√≠lio de um Computador) as tradu√ß√Ķes eram feitas numa m√°quina de escrever. Um tradutor profissional talvez conseguisse traduzir cerca de 1000 palavras por dia.

A esse ritmo, seria necess√°ria uma equipa de 50 tradutores, em full time, para conseguir completar o projeto dentro do prazo solicitado pelo cliente.

Com as CAT Tools conseguimos cortar essa equipa em dois terços, mas ainda nos obrigaria a ter cerca de 16 tradutores a tempo inteiro.

√Č neste contexto que entram as ferramentas de aux√≠lio √† tradu√ß√£o recorrendo √† intelig√™ncia artificial, que permitem alavancar ainda mais o trabalho do tradutor, e que nos permitiram traduzir este volume com apenas 2 tradutores e 1 revisor.

Mas para chegar a esse ponto ainda ter√≠amos de converter as 6577 p√°ginas digitalizadas em documentos Word antes de qualquer procedimento de tradu√ß√£o, um processo meticuloso que, por si s√≥, consumiria quase 3 meses de trabalho cont√≠nuo, assumindo um dia de trabalho de 8 horas di√°rias sem interrup√ß√Ķes.

O cliente necessitava da entrega do trabalho traduzido e certificado em 3 meses. Este prazo exigia a mobilização de uma equipa substancial de tradutores, revisores e formatadores, delineando desde o início a necessidade de uma estratégia bem orquestrada e de uma execução meticulosa para garantir que cada fase do projeto fosse concluída com precisão e dentro do cronograma estabelecido.

A natureza dos documentos era ela pr√≥pria de uma complexidade intr√≠nseca √† tradu√ß√£o jur√≠dica. Eram, na sua maioria, contratos e faturas oriundos de diferentes entidades, cada um com suas peculiaridades e varia√ß√Ķes subtis que necessitavam de uma aten√ß√£o meticulosa aos detalhes tanto na fase de formata√ß√£o como particularmente nas fases de tradu√ß√£o e revis√£o.

Estratégias de Gestão

Esta diversidade de documentos trazia consigo este desafio adicional, que exigia uma análise minuciosa para garantir uma tradução precisa e uma formatação consistente que respeitasse as nuances de cada tipo de documento.

Dada a complexidade, formou-se inicialmente uma equipa composta por tr√™s formatadores experientes, cuja miss√£o era analisar a fundo cada documento, identificar padr√Ķes recorrentes e classificar os documentos conforme as semelhan√ßas encontradas. Este exerc√≠cio meticuloso culminou na descoberta de 148 tipos distintos de documentos, uma categoriza√ß√£o que se provou crucial para a otimiza√ß√£o dos esfor√ßos subsequentes de formata√ß√£o e tradu√ß√£o.

Conseguimos assim identificar 148 templates (modelos), que nos permitiram otimizar a formata√ß√£o da totalidade dos documentos, visto que a partir destes templates, se verificou que os documentos apenas precisavam de parte do conte√ļdo formatado e traduzido de raiz.

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Os documentos foram classificados em pastas, cada pasta correspondendo a um cliente do nosso cliente. Cada uma destas pastas continha um n√ļmero d√≠spar de documentos; algumas das pastas tinham menos de uma dezena de documentos, enquanto outras tinham centenas de documentos, com a maior pasta a ter 325 documentos e 1080 p√°ginas.

Foi necess√°rio catalogar cada pasta, identificar quais os tipos de documentos que cada uma tinha, quais os templates necess√°rios a ser utilizados e quantos documentos de cada template existiam.

De seguida, as pastas foram ordenadas de acordo com os documentos em comum, de forma que fosse possível começar a traduzir as pastas com mais similitude, que seriam mais rápidas de entregar, e deixar para o fim as pastas com menos semelhanças, que demorariam mais tempo a traduzir.

Com a categorização estabelecida, decidiu-se pela divisão dos modelos de documentos identificados. Para garantir uma execução eficiente e atempada, contratou-se uma dezena adicional de formatadores. Os três formatadores mais experientes, com o conhecimento adquirido durante a fase de análise, assumiram a responsabilidade de formatar os 148 modelos diferentes de documentos. Por outro lado, a equipa adicional de formatadores focou-se em adaptar cada modelo formatado aos documentos propriamente ditos.

Começou-se pelas pastas com menos volume e menos diversidade, para que essas pudessem seguir para tradução, dando tempo às pastas maiores, com maior diversidade para serem formatadas entretanto.

Esta organização permitiu uma distribuição eficaz do trabalho, garantindo que a tradução não ficaria à espera da totalidade do tempo de formatação, podendo começar a trabalhar em paralelo, logo a partir dos primeiros dias, enquanto os restantes documentos eram formatados.

O facto de haver documentos template permitiu identificar muitas repeti√ß√Ķes, permitindo uma tradu√ß√£o mais eficiente da documenta√ß√£o. Identificou-se que muitas palavras e frases eram repetidas ao longo dos documentos, e esta categoriza√ß√£o permitiu uma abordagem mais estruturada e eficiente para as fases seguintes do projeto.

A abordagem modular, a expansão da equipa de formatadores, e o trabalho em paralelo, demonstraram ter sido estratégias eficazes para gerir a carga de trabalho colossal, mas também chaves para garantir o prazo exigente bem como que a qualidade e a precisão não fossem comprometidas em nenhuma fase do processo.

Assim, esta identifica√ß√£o atempada dos documentos template, e de que estes eram similares entre si, e a formata√ß√£o por m√≥dulos, permitiu ganhar tempo e economia de escala, tendo-se detetado em que medida os documentos tinham repeti√ß√Ķes entre si.

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Verificou-se assim que a volume de tradu√ß√£o seria efetivamente de 616 mil palavras, com 2 milh√Ķes e meio de palavras repetidas, que n√£o necessitavam de tradu√ß√£o. S√≥ foi poss√≠vel alavancar este volume de repeti√ß√Ķes gra√ßas √†s ferramentas inform√°ticas dispon√≠veis, √† boa organiza√ß√£o de trabalho, e √† formata√ß√£o atempada de todos os documentos.

Os documentos em quest√£o eram predominantemente tradu√ß√Ķes de faturas de compra e venda, mas tamb√©m de livretes autom√≥veis, documentos que por sua natureza exigiam uma aten√ß√£o meticulosa e detalhada.

Al√©m disso a exist√™ncia adicional de contratos de compra e venda e leasing, aumentava a complexidade do trabalho, pois estes s√£o documentos que, dada a sua natureza jur√≠dica e t√©cnica, requeriam um dom√≠nio avan√ßado de terminologia jur√≠dica por parte das equipas de tradu√ß√£o, desafiando-nos a aplicar uma mistura de l√≥gica e organiza√ß√£o, mas tamb√©m de compet√™ncia t√©cnica, jur√≠dica e lingu√≠stica para garantir tradu√ß√Ķes precisas e corretas.

Utilização da Tecnologia

Conforme mencionado, a utilização de tecnologia informática, nomeadamente Memórias de Tradução e Inteligência Artificial, permitiu acelerar o processo de tradução, sem comprometer a qualidade do trabalho.

Um projeto de tradução, particularmente desta natureza, necessita de uma garantia de qualidade que não pode ser posta em causa pela urgência na entrega do trabalho.

Esta qualidade é garantida pela utilização de glossários, que são gerados de forma semi-automática, posteriormente editados e revistos pela equipa de tradução do projeto.

A utiliza√ß√£o de um gloss√°rio em qualquer tradu√ß√£o traz sempre vantagens, mas particularmente num contexto de alta complexidade t√©cnica e precis√£o, como √© o caso de tradu√ß√Ķes jur√≠dicas, a utiliza√ß√£o de gloss√°rio veio a verificar-se como determinante.

A utilização de glossários permite manter a consistência terminológica entre documentos, assegurando que os termos técnicos e jurídicos são traduzidos de forma consistente ao longo de todo o documento e do projeto; a qualidade da tradução é melhorada, garantindo-se que os termos jurídicos são traduzidos corretamente e de forma apropriada ao contexto, reduzindo também a probabilidade de erros e mal-entendidos na tradução.

No caso deste projeto em espec√≠fico, os gloss√°rios trazem ainda vantagens adicionais, quando temos urg√™ncia no tempo dispon√≠vel para a tradu√ß√£o, os gloss√°rios permitem uma utiliza√ß√£o mais eficaz do tempo. Ao existir um reposit√≥rio de termos e as suas respetivas tradu√ß√Ķes, os tradutores podem trabalhar de forma mais r√°pida e eficiente, e facilitando a revis√£o e o controlo de qualidade, tornando todo o processo mais eficiente e c√©lere.

Assim, todos estes desenvolvimentos tecnológicos, com a criação de glossários, a utilização de memórias de tradução e utilização de inteligência artificial permitem que ao invés das 1000 palavras por dia do tradutor na máquina de escrever dos anos 90, ou as 3000 palavras por dia do tradutor com ferramentas de auxílio à tradução da década passada, a tecnologia atual permita que os tradutores profissionais elevem a sua capacidade de tradução para cerca de 10.000 palavras por dia, ou o trabalho de 2 tradutores e 1 revisor, para entregar dentro do prazo solicitado pelo cliente. Uma melhoria substancial, quando comparado com os 50 tradutores com a máquina de escrever, ou os 20 tradutores sem acesso à inteligência artificial.

Foi a utiliza√ß√£o de tecnologia de ponta que n√£o s√≥ impulsionou a produtividade, mas tamb√©m assegurou uma consist√™ncia not√°vel nas tradu√ß√Ķes, gra√ßas √† utiliza√ß√£o dos gloss√°rios que garantem uma tradu√ß√£o exata e consistente, e das Mem√≥rias de Tradu√ß√£o, capazes de reutilizar tradu√ß√Ķes anteriormente realizadas, permitindo uma coer√™ncia terminol√≥gica e estil√≠stica ao longo de todos os documentos.

Garantia de Qualidade

Garantir a qualidade de qualquer projeto de tradução é chave para a satisfação dos nossos clientes, mas é particularmente desafiante em projetos com esta magnitude. Enfrentámos uma tarefa complexa que exigiu uma abordagem meticulosa e estruturada.

Na primeira fase, ao dividirmos os documentos por templates, sendo estes formatados pelos formatadores mais experientes, verificamos as restantes formata√ß√Ķes por amostragem; uma amostragem mais apertada no in√≠cio, mais espa√ßada com a confian√ßa adquirida, garantindo assim que todos os documentos para tradu√ß√£o estavam conforme as suas vers√Ķes digitais.

Estabelecemos depois um sistema robusto de controlo de qualidade da tradução que incluiu a implementação de glossários específicos do projeto e memórias de tradução. Estes recursos permitiram não apenas manter a consistência terminológica em todos os documentos, mas também acelerar o processo de tradução, garantindo que termos e frases fossem traduzidos de forma uniforme em todo o projeto. Adicionalmente, cada fase do projeto foi acompanhada por equipas dedicadas de gestores de projetos apoiados pela equipa de revisão, cuja experiência e conhecimento técnico foram cruciais para identificar e corrigir qualquer imprecisão ou inconsistência, assegurando que cada documento refletisse o mais alto padrão de qualidade.

A gest√£o da qualidade √© garantida pela nossa pol√≠tica de feedback cont√≠nuo e comunica√ß√£o transparente entre todos os membros da equipa. Com a realiza√ß√£o de reuni√Ķes regulares para discutir os desafios encontrados, e partilhar as melhores pr√°ticas que cada um encontrou para os ultrapassar, e assim ajustar abordagens, conforme necess√°rio.

As nossas ferramentas de inteligência artificial e software de tradução assistida, ajudaram-nos a monitorizar a qualidade e a eficiência do processo de tradução em tempo real. Este sistema integrado de gestão de qualidade não só nos permitiu manter a integridade linguística e técnica dos documentos, mas também assegurou que cada etapa do projeto fosse concluída dentro dos prazos rigorosos estabelecidos, sem comprometer a qualidade.

Entrega e Satisfação do Cliente

Adotou-se uma estratégia de entrega faseada, primeiro com as pastas que continham menos tipos diferentes de documentos. Esta abordagem permitiu um tempo adicional crucial para a formatação e tradução das pastas restantes, assegurando que cada documento recebia a atenção necessária sem pressionar excessivamente os prazos. Este método permitiu não só uma gestão eficaz do tempo e dos recursos, mas também proporcionou ao cliente entregas parciais, facilitando a revisão e a aprovação em etapas, ao invés de uma entrega massiva, e talvez apressada, no final do projeto.

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Foram estabelecidos prazos de entrega semanais, e todas as 6as feiras entreg√°vamos uma nova parcela dos documentos.

Assim, apesar de toda a tecnologia existente, um projeto de tradução não depende apenas dos tradutores e revisores, mas inclui também os gestores de projeto, os terminologistas, e os técnicos informáticos, que permitem que toda esta equipa comunique e partilhe a informação de forma simples e precisa. Assim, constituiu-se uma equipa robusta e multidisciplinar, composta por cerca de 20 profissionais.

Esta estruturação meticulosa da equipa não só assegurou uma divisão de trabalho eficaz, mas também garantiu que cada fase do projeto fosse executada com a máxima precisão e eficiência, culminando na entrega do projeto, dentro do prazo, conforme as expectativas do cliente.

O prazo estipulado de 13 semanas foi rigorosamente cumprido, um testemunho da precisão na planificação e na execução que foram empregues em cada fase deste enorme projeto. O projeto não só foi entregue dentro do prazo, mas cada documento passou por um processo de revisão e controlo de qualidade meticuloso, garantindo uma tradução precisa e correta.

Posteriormente, cada documento traduzido e formatado foi impresso, assinado e legalmente certificado, conforme exigido pelo cliente. Este foi um desafio adicional por si só.

Em 2022 autenticamos a tradução de 3349 documentos, 66% desses diziam respeito a este projeto.

Após a certificação, os documentos foram cuidadosamente digitalizados e preparados para entrega ao cliente. Este processo final não só assegurou a preservação da integridade documental, mas também facilitou a entrega e o acesso dos documentos por parte do cliente.

A satisfação total do cliente ao receber os documentos traduzidos, formatados, revistos, certificados e digitalizados, reflete o alto padrão de profissionalismo e a dedicação intransigente à qualidade que caracterizam os serviços prestados pela M21Global. Esta experiência reitera a capacidade ímpar da M21Global gerir projetos de tradução complexos e volumosos, mesmo sob prazos apertados, garantindo qualidade e precisão em cada etapa do processo, satisfazendo plenamente as expectativas do cliente.

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Conclus√£o

A conclus√£o bem-sucedida deste projeto de tradu√ß√£o n√£o apenas refor√ßou a nossa reputa√ß√£o como l√≠deres no campo da tradu√ß√£o, mas tamb√©m nos ofereceu insights valiosos para futuros projetos. Uma das li√ß√Ķes mais significativas foi a import√Ęncia de um planeamento cuidadoso, mas flex√≠vel, que nos permita um grau de adaptabilidade aos imprevistos. A capacidade de ajustar rapidamente as estrat√©gias de trabalho face a desafios inesperados mostrou-se essencial para o sucesso deste projeto.

Aprendemos também o valor inestimável de uma comunicação clara e constante, tanto dentro das equipas como com o cliente, para garantir que todos os envolvidos estivessem alinhados com os objetivos e progressos do projeto.

Este projeto enriqueceu-nos enquanto equipa, permitindo-nos perceber, todos juntos, a capacidade que temos para gerir projetos desta magnitude. Mostrou-nos o nosso conjunto de competências e preparou-nos para projetos de grande escala e complexidade.

Percebemos a import√Ęncia de investir continuamente em forma√ß√£o e desenvolvimento da equipa, e tamb√©m na constante atualiza√ß√£o das nossas ferramentas tecnol√≥gicas, que nos permite manter como uma empresa de refer√™ncia na √°rea da tradu√ß√£o.

Refor√ßou tamb√©m a nossa convic√ß√£o na import√Ęncia de construir relacionamentos s√≥lidos e de longo prazo com os clientes, baseados na confian√ßa e na entrega consistente de resultados de alta qualidade. Estamos confiantes de que as li√ß√Ķes aprendidas neste projeto ser√£o a chave para o nosso sucesso cont√≠nuo e para superar os desafios que o futuro nos reserva.