🇫🇷 Comment M21Global a traduit 3 millions de mots en un temps record

En 2022, nous avons Ă©tĂ© sollicitĂ©s pour un projet de traduction d’une ampleur inhabituelle, compte tenu du volume de travail en question. Le projet a impliquĂ© la traduction de 2223 documents, numĂ©risĂ©s sous format PDF, avec un total de 6577 pages, et environ 3 millions de mots Ă  traduire. Les documents variaient entre certificats d’immatriculation, factures, contrats d’achat et contrats de leasing, avec des exigences techniques considĂ©rables. En plus de la traduction, le projet nĂ©cessitait une certification juridique de la traduction, le tout dans un dĂ©lai extrĂŞmement serrĂ© de 2 mois.

Détails et Caractéristiques

  1. Conversion en documents modifiables
    Mission : Transformer 6577 pages de documents numérisés en format Word.
    Temps estimé : 82 jours ouvrables, en considérant une moyenne de 6 minutes par page.
  2. Traduction de Millions de Mots
    Mission : Traduire environ 3 millions de mots du portugais vers le français, en maintenant l’exactitude des contrats juridiques.
    Délai estimé : 1333 jours de traduction, en considérant un rythme de 3000 mots par jour.
  3. Impression de Milliers de Documents
    Mission : Imprimer un total de 13 154 pages, y compris les documents originaux et leurs traductions.
    DurĂ©e estimĂ©e : Une opĂ©ration d’une durĂ©e de 1 jour et demi, en considĂ©rant une vitesse de 22 pages par minute, Ă  la portĂ©e des imprimantes plus rapides du marchĂ©.
  4. Certification de la Traduction – donner une valeur juridique aux documents
    Mission :  Certifier les traductions de 2223 documents, en s’assurant de la validitĂ© juridique de chacun d’entre eux.
    Temps estimé : 23 jours ouvrables, avec une moyenne de 5 minutes consacrées à chaque document.
  5. Besoin du client : Au-delà du délai total estimé
    Mission : Assurer la livraison dans les délais impartis au client, en livrant le projet en seulement 13 semaines.
    Durée estimée du projet : Une bataille épique de 1440 jours de travail, 8 heures par jour, sans repos ni jours de congé. Il faudrait 23 professionnels pour livrer le projet dans les délais impartis par le client.

Les défis

En moyenne, nous traduisons environ 1 million de mots par mois. Accepter ce projet signifiait que pendant 3 mois nous devions tripler notre capacité de traduction.

L’ampleur du projet Ă©tait indĂ©niable. Pour donner un ordre d’idĂ©e, un traducteur professionnel expĂ©rimentĂ© peut traduire environ 3000 mots par jour. En d’autres termes, si ce projet Ă©tait confiĂ© Ă  un seul traducteur, il faudrait un dĂ©vouement de plus de 3 ans, sans repos ni jours de congĂ©, pour terminer le travail.

MĂŞme avec l’aide d’outils de traduction assistĂ©s par l’intelligence artificielle, il faudrait environ 1 an Ă  un traducteur pour traduire tous les documents.

De plus, ce n’Ă©tait pas le seul projet que nous avions en cours. Le reste, soit près d’un million de mots par mois provenant d’autres clients, devrait continuer Ă  ĂŞtre traduit.

Pour ne rien arranger, les traducteurs ne traduisent pas n’importe quelle langue, ils traduisent uniquement vers leur langue maternelle. Bien que nous traduisions environ 1 million de mots par mois, seuls 100 000 mots environ sont traduits du portugais vers le français. Ce projet impliquait la nĂ©cessitĂ© de multiplier par 20 les besoins en traduction en un seul mois.

Ces calculs soulignent l’ampleur de ce projet et la pression extrĂŞme qu’il exercerait sur nos ressources humaines et technologiques.

Mais avant mĂŞme de commencer Ă  traduire ces documents, nous devions les convertir dans un format Ă©ditable afin de pouvoir utiliser les outils informatiques d’aide Ă  la traduction.

Nous avions plus de 6000 pages PDF. Des documents en papier numérisés, dont certains remontent aux années 90, étaient mal numérisés.

La nĂ©cessitĂ© de convertir les documents en format Word s’explique par le besoin d’utiliser des outils informatiques d’aide Ă  la traduction, afin d’optimiser le temps du traducteur. Avant l’existence de ce que l’on appelle les CAT Tools (Computer Aided Translation Tools – Outils de traduction assistĂ©e par ordinateur), les traductions Ă©taient effectuĂ©es Ă  la machine Ă  Ă©crire. Un traducteur professionnel peut ĂŞtre capable de traduire environ 1000 mots par jour.

À ce rythme, une équipe de 50 traducteurs à temps plein serait nécessaire pour mener à bien le projet dans les délais demandés par le client.

Grâce aux CAT Tools, nous avons pu réduire cette équipe de deux tiers, mais cela nous obligeait tout de même à avoir environ 16 traducteurs à temps plein.

C’est dans ce contexte qu’interviennent les outils d’aide Ă  la traduction utilisant l’intelligence artificielle, qui nous permettent de valoriser davantage le travail du traducteur, et qui nous ont permis de traduire ce volume avec seulement 2 traducteurs et 1 rĂ©viseur.

Mais pour en arriver là, il aurait encore fallu convertir les 6577 pages numérisées en documents Word avant toute procédure de traduction, un processus minutieux qui aurait nécessité à lui seul près de 3 mois de travail continu, en supposant une journée de travail de 8 heures sans interruption.

Le client avait besoin que le travail traduit et certifiĂ© soit livrĂ© dans un dĂ©lai de 3 mois. Ce dĂ©lai a nĂ©cessitĂ© la mobilisation d’une Ă©quipe importante de traducteurs, de rĂ©viseurs et de graphistes, soulignant dès le dĂ©part la nĂ©cessitĂ© d’une stratĂ©gie bien orchestrĂ©e et d’une exĂ©cution mĂ©ticuleuse pour garantir que chaque phase du projet soit rĂ©alisĂ©e avec prĂ©cision et dans les dĂ©lais Ă©tablis.

La nature des documents Ă©tait elle-mĂŞme intrinsèquement complexe pour une traduction juridique. Il s’agissait principalement de contrats et de factures Ă©manant de diffĂ©rentes organisations, chacun prĂ©sentant des particularitĂ©s et des variations subtiles qui nĂ©cessitaient une attention mĂ©ticuleuse aux dĂ©tails, tant dans la phase de mise en forme que dans les phases de traduction et de rĂ©vision.

Stratégies de Gestion

Cette diversité de documents a entraîné un défi supplémentaire, qui a nécessité une analyse méticuleuse pour assurer une traduction précise et une mise en forme cohérente respectant les nuances de chaque type de document.

Compte tenu de la complexitĂ©, une Ă©quipe de trois graphistes expĂ©rimentĂ©s a d’abord Ă©tĂ© constituĂ©e, dont la tâche consistait Ă  analyser chaque document en profondeur, Ă  identifier les schĂ©mas rĂ©currents et Ă  classer les documents en fonction des similitudes constatĂ©es. Cet exercice minutieux a abouti Ă  la dĂ©couverte de 148 types de documents distincts, une catĂ©gorisation qui s’est avĂ©rĂ©e cruciale pour optimiser les efforts de mise en page et de traduction ultĂ©rieurs.

Nous avons ainsi pu identifier 148 modèles, ce qui nous a permis d’optimiser la mise en forme de tous les documents, puisqu’Ă  partir de ces modèles, il est apparu que les documents ne nĂ©cessitaient qu’une partie du contenu mis en forme et traduit Ă  partir de zĂ©ro.

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Les documents ont Ă©tĂ© classĂ©s dans des dossiers, chaque dossier correspondant Ă  un client de notre client. Chacun de ces dossiers contenait un nombre disparate de documents ; certains dossiers contenaient moins d’une douzaine de documents, tandis que d’autres en contenaient des centaines, le dossier le plus volumineux contenait 325 documents et 1080 pages.

Il a fallu cataloguer chaque dossier, identifier les types de documents qu’il contenait, les modèles Ă  utiliser et le nombre de documents de chaque modèle.

Les dossiers ont ensuite Ă©tĂ© triĂ©s en fonction des documents qu’ils avaient en commun, de manière Ă  pouvoir commencer Ă  traduire les dossiers prĂ©sentant le plus de similitudes, qui seraient plus rapides Ă  livrer, et Ă  laisser en dernier les dossiers prĂ©sentant moins de similitudes, qui prendraient plus de temps Ă  traduire.

Une fois la catĂ©gorisation Ă©tablie, il a Ă©tĂ© dĂ©cidĂ© de diviser les modèles de documents identifiĂ©s. Pour garantir une exĂ©cution efficace et dans les dĂ©lais, une douzaine de graphistes supplĂ©mentaires ont Ă©tĂ© embauchĂ©s. Les trois graphistes les plus expĂ©rimentĂ©s, forts des connaissances acquises lors de la phase d’analyse, ont assumĂ© la responsabilitĂ© de mettre en page les 148 modèles de documents diffĂ©rents. D’autre part, l’Ă©quipe supplĂ©mentaire de graphistes s’est concentrĂ©e sur l’adaptation de chaque modèle dĂ©jĂ  mis en page aux documents eux-mĂŞmes.

Nous avons commencĂ© par les dossiers les moins volumineux et les moins diversifiĂ©s, afin qu’ils puissent ĂŞtre traduits, ce qui a permis entre-temps de mettre en page les dossiers plus volumineux et plus diversifiĂ©s.

Cette organisation a permis une rĂ©partition efficace du travail, garantissant que la traduction n’aurait pas Ă  attendre tout le temps de mise en page, mais pourrait commencer Ă  travailler en parallèle dès les premiers jours, pendant que les autres documents Ă©taient mis en page.

Le fait qu’il y ait des modèles de documents a permis d’identifier de nombreuses rĂ©pĂ©titions, ce qui a permis une traduction plus efficace de la documentation. Il a Ă©tĂ© constatĂ© que de nombreux mots et expressions Ă©taient rĂ©pĂ©tĂ©s dans les documents, et cette catĂ©gorisation a permis une approche plus structurĂ©e et plus efficace pour les phases suivantes du projet.

L’approche modulaire, l’Ă©largissement de l’Ă©quipe de graphistes et le travail en parallèle se sont rĂ©vĂ©lĂ©s ĂŞtre des stratĂ©gies efficaces pour gĂ©rer la charge de travail colossale, mais aussi des Ă©lĂ©ments clĂ©s pour garantir le respect des dĂ©lais et veiller Ă  ce que la qualitĂ© et la prĂ©cision ne soient compromises Ă  aucun stade du processus.

Cette identification prĂ©coce des documents types, qui Ă©taient similaires les uns aux autres, et la mise en forme par modules ont permis de gagner du temps et de rĂ©aliser des Ă©conomies d’Ă©chelle, et il a Ă©tĂ© possible de dĂ©tecter dans quelle mesure les documents avaient des rĂ©pĂ©titions entre eux.

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Il a ainsi Ă©tĂ© vĂ©rifiĂ© que le volume de traduction serait effectivement de 616 mille mots, avec 2 millions et demi de mots rĂ©pĂ©tĂ©s, qui ne nĂ©cessitaient pas de traduction. Ce volume de rĂ©pĂ©titions n’a pu ĂŞtre exploitĂ© que grâce aux outils informatiques disponibles, Ă  une bonne organisation du travail et Ă  la mise en page en temps voulu de tous les documents.

Les documents en question Ă©taient principalement des traductions de factures, de contrat d’achat, mais aussi de cartes grises, des documents qui, de par leur nature, requièrent une attention mĂ©ticuleuse et dĂ©taillĂ©e.

En outre, l’existence de contrats de vente et de leasing a accru la complexitĂ© du travail, car il s’agit de documents qui, en raison de leur nature juridique et technique, exigent une maĂ®trise avancĂ©e de la terminologie juridique de la part des Ă©quipes de traduction, ce qui nous a obligĂ©s Ă  faire preuve d’un mĂ©lange de logique et d’organisation, mais aussi de compĂ©tences techniques, juridiques et linguistiques pour garantir des traductions exactes et correctes.

Utilisation de la Technologie

Comme nous l’avons mentionnĂ©, l’utilisation de la technologie informatique, Ă  savoir les mĂ©moires de traduction et l’intelligence artificielle, a permis d’accĂ©lĂ©rer le processus de traduction, sans compromettre la qualitĂ© du travail.

Un projet de traduction, en particulier de cette nature, exige une garantie de qualitĂ© qui ne peut ĂŞtre compromise par l’urgence de la livraison du travail.

Cette qualitĂ© est garantie par l’utilisation de glossaires, qui sont gĂ©nĂ©rĂ©s de manière semi-automatique, puis Ă©ditĂ©s et revus par l’Ă©quipe de traduction du projet.

L’utilisation d’un glossaire dans toute traduction prĂ©sente toujours des avantages, mais c’est surtout dans un contexte de grande complexitĂ© technique et de prĂ©cision, comme c’est le cas pour les traductions juridiques, que l’utilisation d’un glossaire s’est avĂ©rĂ©e dĂ©cisive.

L’utilisation de glossaires permet de maintenir une cohĂ©rence terminologique entre les documents, en veillant Ă  ce que les termes techniques et juridiques soient traduits de manière cohĂ©rente tout au long du document et du projet. La qualitĂ© de la traduction est amĂ©liorĂ©e, ce qui garantit que les termes juridiques sont traduits correctement et d’une manière appropriĂ©e au contexte, tout en rĂ©duisant la probabilitĂ© d’erreurs et de malentendus lors de la traduction.

Dans le cas de ce projet spĂ©cifique, les glossaires apportent Ă©galement des avantages supplĂ©mentaires, lorsque nous avons urgence dans le temps disponible pour la traduction, les glossaires nous permettent de gĂ©rer notre temps de manière plus efficace. En disposant d’un rĂ©fĂ©rentiel de termes et de leurs traductions respectives, les traducteurs peuvent travailler plus rapidement et plus efficacement, ce qui facilite la rĂ©vision et le contrĂ´le de la qualitĂ© et rend l’ensemble du processus plus efficace et plus rapide.

Ainsi, toutes ces Ă©volutions technologiques, avec la crĂ©ation de glossaires, l’utilisation de mĂ©moires de traduction et le recours Ă  l’intelligence artificielle, font qu’au lieu des 1000 mots par jour du traducteur Ă  la machine Ă  Ă©crire des annĂ©es 90, ou des 3000 mots par jour du traducteur avec des outils d’aides Ă  la traduction de la dernière dĂ©cennie, la technologie d’aujourd’hui permet aux traducteurs professionnels d’augmenter leur capacitĂ© de traduction Ă  environ 10 000 mots par jour, soit le travail de 2 traducteurs et 1 rĂ©viseur, pour livrer dans les dĂ©lais demandĂ©s par le client. Une amĂ©lioration substantielle par rapport aux 50 traducteurs utilisant la machine Ă  Ă©crire ou aux 20 traducteurs n’ayant pas accès Ă  l’intelligence artificielle.

C’est l’utilisation d’une technologie de pointe qui a permis non seulement d’accroĂ®tre la productivitĂ©, mais aussi de garantir une cohĂ©rence remarquable dans les traductions, grâce Ă  l’utilisation de glossaires qui garantissent une traduction prĂ©cise et cohĂ©rente, et de mĂ©moires de traduction, qui sont capables de rĂ©utiliser des traductions rĂ©alisĂ©es prĂ©cĂ©demment, ce qui permet d’assurer une cohĂ©rence terminologique et stylistique dans tous les documents.

Garantie de la qualité

Assurer la qualitĂ© de tout projet de traduction est essentiel Ă  la satisfaction de nos clients, mais c’est particulièrement difficile dans des projets de cette ampleur. Nous Ă©tions confrontĂ©s Ă  une tâche complexe qui nĂ©cessitait une approche mĂ©ticuleuse et structurĂ©e.

Dans une première phase, nous avons divisé les documents en modèles et les avons fait mettre en page par les graphistes les plus expérimentés, puis nous avons vérifié le reste de la mise en page par échantillonnage ; un échantillonnage plus serré au début, plus espacé au fur et à mesure que nous gagnions en confiance, garantissant ainsi que tous les documents à traduire étaient conformes à leurs versions numériques.

Nous avons ensuite mis en place un système robuste de contrĂ´le de la qualitĂ© des traductions qui comprenait la mise en Ĺ“uvre de glossaires et de mĂ©moires de traduction spĂ©cifiques au projet. Ces ressources ont permis non seulement de maintenir la cohĂ©rence terminologique dans tous les documents, mais aussi d’accĂ©lĂ©rer le processus de traduction, en veillant Ă  ce que les termes et les phrases soient traduits de manière uniforme tout au long du projet. En outre, chaque phase du projet a Ă©tĂ© supervisĂ©e par des Ă©quipes dĂ©diĂ©es de chefs de projet soutenus par l’Ă©quipe de rĂ©vision, dont l’expĂ©rience et l’expertise technique ont Ă©tĂ© cruciales pour identifier et corriger toute inexactitude ou incohĂ©rence, garantissant ainsi que chaque document reflĂ©tait le plus haut niveau de qualitĂ©.

La gestion de la qualitĂ© est garantie par notre politique de retour d’information continu et de communication transparente entre tous les membres de l’Ă©quipe. En organisant des rĂ©unions rĂ©gulières pour discuter des dĂ©fis rencontrĂ©s et partager les meilleures pratiques qu’ils ont trouvĂ©es pour les surmonter, et ainsi ajuster les approches si nĂ©cessaire.

Nos outils d’intelligence artificielle et nos logiciels de traduction assistĂ©e nous ont aidĂ©s Ă  contrĂ´ler la qualitĂ© et l’efficacitĂ© du processus de traduction en temps rĂ©el. Ce système intĂ©grĂ© de gestion de la qualitĂ© nous a permis non seulement de prĂ©server l’intĂ©gritĂ© linguistique et technique des documents, mais aussi de veiller Ă  ce que chaque Ă©tape du projet soit achevĂ©e dans les dĂ©lais stricts fixĂ©s, sans compromettre la qualitĂ©.

Livraison et satisfaction du client

Une stratĂ©gie de livraison progressive a Ă©tĂ© adoptĂ©e, en commençant par les dossiers contenant moins de types de documents diffĂ©rents. Cette approche a permis de disposer d’un temps supplĂ©mentaire crucial pour la mise en page et la traduction des dossiers restants, garantissant ainsi que chaque document recevait l’attention nĂ©cessaire sans pour autant exercer une pression excessive sur les dĂ©lais. Cette mĂ©thode a non seulement permis une gestion efficace du temps et des ressources, mais a Ă©galement fourni au client des livraisons partielles, facilitant la rĂ©vision et l’approbation par Ă©tapes, au lieu d’une livraison massive, et peut-ĂŞtre prĂ©cipitĂ©e, Ă  la fin du projet.

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Des délais de livraison hebdomadaires ont été fixés et chaque vendredi nous livrions une nouvelle tranche de documents.

Ainsi, malgrĂ© toute la technologie existante, un projet de traduction ne dĂ©pend pas seulement des traducteurs et des rĂ©viseurs, mais comprend Ă©galement des chefs de projet, des terminologues et des techniciens informatiques, qui permettent Ă  toute cette Ă©quipe de communiquer et de partager des informations de manière simple et prĂ©cise. Ainsi, une Ă©quipe solide et multidisciplinaire a Ă©tĂ© formĂ©e, composĂ©e d’une vingtaine de professionnels.

Cette structuration mĂ©ticuleuse de l’Ă©quipe a permis non seulement de rĂ©partir efficacement les tâches, mais aussi de veiller Ă  ce que chaque phase du projet soit exĂ©cutĂ©e avec la plus grande prĂ©cision et la plus grande efficacitĂ©, ce qui a permis de livrer le projet dans les dĂ©lais prĂ©vus, conformĂ©ment aux attentes du client.

Le dĂ©lai de 13 semaines a Ă©tĂ© strictement respectĂ©, ce qui tĂ©moigne de la prĂ©cision de la planification et de l’exĂ©cution de chaque phase de cet Ă©norme projet. Non seulement le projet a Ă©tĂ© livrĂ© dans les dĂ©lais, mais chaque document a fait l’objet d’une rĂ©vision mĂ©ticuleuse et d’un processus de contrĂ´le de la qualitĂ©, garantissant une traduction prĂ©cise et correcte.

Chaque document traduit et la mise en forme revue et a ensuite été imprimé, signé et certifié légalement, conformément aux exigences du client. Cela a constitué un défi supplémentaire en soi.

En 2022, nous avons certifié la traduction de 3349 documents, dont 66 % concernaient ce projet.

Après la certification, les documents ont Ă©tĂ© soigneusement numĂ©risĂ©s et prĂ©parĂ©s pour ĂŞtre livrĂ©s au client. Ce processus final a permis non seulement de prĂ©server l’intĂ©gritĂ© des documents, mais aussi de faciliter la livraison et l’accès aux documents pour le client.

La satisfaction totale du client à la réception des documents traduits, mis en forme, revus, certifiés et numérisés, reflète le haut niveau de professionnalisme et le dévouement sans compromis à la qualité qui caractérisent les services fournis par M21Global. Cette expérience réitère la capacité unique de M21Global à gérer des projets de traduction complexes et volumineux, même dans des délais serrés, en garantissant la qualité et la précision à chaque étape du processus, répondant pleinement aux attentes du client.

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Conclusion

La rĂ©ussite de ce projet de traduction a non seulement renforcĂ© notre rĂ©putation de leader dans le domaine de la traduction, mais nous a Ă©galement fourni des informations prĂ©cieuses pour de futurs projets. L’un des enseignements les plus significatifs a Ă©tĂ© l’importance d’une planification minutieuse mais souple, qui nous permet de nous adapter Ă  des Ă©vĂ©nements imprĂ©vus. La capacitĂ© Ă  adapter rapidement les stratĂ©gies de travail face Ă  des dĂ©fis inattendus s’est avĂ©rĂ©e essentielle Ă  la rĂ©ussite de ce projet.

Nous avons Ă©galement appris la valeur inestimable d’une communication claire et constante, tant au sein des Ă©quipes qu’avec le client, afin de garantir que toutes les personnes impliquĂ©es soient en phase avec les objectifs et les progrès du projet.

Ce projet nous a enrichis en tant qu’Ă©quipe, nous permettant de rĂ©aliser, tous ensemble, la capacitĂ© que nous avons Ă  gĂ©rer des projets de cette ampleur. Cela nous a permis de montrer nos compĂ©tences et de nous prĂ©parer Ă  des projets complexes et de grande envergure.

Nous sommes conscients de l’importance d’investir continuellement dans la formation et le dĂ©veloppement de notre Ă©quipe, ainsi que dans la mise Ă  jour constante de nos outils technologiques, ce qui nous permet de rester une entreprise de rĂ©fĂ©rence dans le domaine de la traduction.

Cela a Ă©galement renforcĂ© notre conviction qu’il est important d’Ă©tablir des relations solides et Ă  long terme avec les clients, fondĂ©es sur la confiance et la livraison constante de rĂ©sultats de haute qualitĂ©. Nous sommes convaincus que les enseignements tirĂ©s de ce projet seront la clĂ© de notre succès continu et nous permettront de relever les dĂ©fis que l’avenir nous rĂ©serve.