馃嚜馃嚫 C贸mo M21Global tradujo 3 millones de palabras en tiempo r茅cord

En 2022, recibimos la solicitud de un proyecto de traducci贸n de una magnitud inusual, teniendo en cuenta el volumen de trabajo que conllevaba. Se trataba de traducir 2223 documentos digitalizados en formato PDF, con un total de 6577 p谩ginas y m谩s de 3 millones de palabras que traducir. Los documentos abarcaban desde certificados de registro hasta facturas y contratos de compraventa y de arrendamiento, con una exigencia t茅cnica considerable. Adem谩s de la traducci贸n, el proyecto requer铆a la certificaci贸n jurada de la traducci贸n, todo ello en un plazo extremadamente ajustado de dos meses.

Detalles y caracter铆sticas

  1. Conversi贸n en documentos editables
    Misi贸n: transformar 6577 p谩ginas de documentos escaneados a formato Word.
    Tiempo estimado: 82 d铆as h谩biles, considerando una media de 6 minutos por p谩gina.
  2. Traducci贸n de millones de palabras
    Misi贸n: traducir aproximadamente 3 millones de palabras del portugu茅s al franc茅s, manteniendo la exactitud de los contratos jur铆dicos.
    Tiempo estimado: 1333 d铆as de traducci贸n, considerando un ritmo de 3000 palabras al d铆a.
  3. Impresi贸n de miles de documentos
    Misi贸n: imprimir un total de 13聽154 p谩ginas, incluyendo los documentos originales y sus traducciones.
    Tiempo estimado: una operaci贸n de 1 d铆a y medio, considerando una velocidad de 22 p谩ginas por minuto, solo al alcance de las impresoras m谩s r谩pidas del mercado.
  4. Autenticaci贸n de traducci贸n: dar valor legal a los documentos Misi贸n:
    certificar las traducciones de 2223 documentos, asegurando la validez legal de cada uno.
    Tiempo estimado: 23 d铆as de trabajo, con una media de 5 minutos dedicados a cada documento.
  5. Necesidades del cliente: M谩s all谩 del plazo total estimado
    Misi贸n: garantizar la entrega al cliente dentro del plazo disponible, entregando el proyecto en tan solo 13 semanas.
    Duraci贸n estimada del proyecto: una batalla 茅pica de 1440 d铆as de trabajo, 8 horas diarias, sin descanso ni d铆as libres. Se necesitar铆an 23 profesionales para entregar el proyecto en el plazo estipulado por el cliente.

Los retos

De media, traducimos alrededor de un mill贸n de palabras al mes. Aceptar este proyecto significaba que, durante tres meses, tendr铆amos que triplicar nuestra capacidad de traducci贸n.

La enormidad del proyecto era innegable. Para ponerlo a煤n m谩s en perspectiva, un traductor profesional con bastante experiencia puede traducir unas 3000 palabras al d铆a. En otras palabras, si se asignara este proyecto a un 煤nico traductor, har铆an falta m谩s de tres a帽os de dedicaci贸n, sin d铆as libres ni vacaciones, para completar el trabajo.

Incluso con la ayuda de herramientas de traducci贸n asistida por inteligencia artificial, un traductor tardar铆a alrededor de un a帽o en traducir todos los documentos.

Por si fuera poco, este no era el 煤nico proyecto que ten铆amos entre manos. Hab铆a que seguir traduciendo el resto de las casi un mill贸n de palabras mensuales de otros clientes.

Por si fuera poco, los traductores no traducen a cualquier idioma, sino dentro de su combinaci贸n de idiomas. Y, aunque traducimos alrededor de un mill贸n de palabras al mes, de este volumen solo se traducen unas 100 000 palabras del portugu茅s al franc茅s. En consecuencia, este proyecto nos oblig贸 a multiplicar por 20 nuestras necesidades de traducci贸n en un solo mes.

Estos c谩lculos sirven para subrayar la magnitud de este proyecto y la extrema presi贸n que ejercer铆a sobre nuestros recursos humanos y tecnol贸gicos.

Pero incluso antes de que pudi茅ramos empezar a traducir estos documentos, era necesario convertirlos a un formato editable para poder utilizar las herramientas inform谩ticas de asistencia a la traducci贸n.

Ten铆amos m谩s de 6000 p谩ginas en PDF. Los documentos en papel que se digitalizaron, algunos de los cuales databan de los a帽os noventa, estaban mal digitalizados.

Fue necesario convertir los documentos a formato Word debido a la necesidad de utilizar herramientas inform谩ticas de ayuda a la traducci贸n, con el fin de optimizar el tiempo del traductor. Antes de que existieran lo que llamamos herramientas TAO (traducci贸n asistida por ordenador), las traducciones se hac铆an en una m谩quina de escribir. En aquel entonces, un traductor profesional pod铆a traducir unas 1000 palabras al d铆a.

A ese ritmo, se necesitar铆a un equipo de 50 traductores a tiempo completo para terminar el proyecto en el plazo solicitado por el cliente.

Con las herramientas TAO pudimos reducir ese equipo en dos tercios, pero todav铆a necesit谩bamos cerca de 16 traductores a tiempo completo.

En este contexto, entraron en juego las herramientas de ayuda a la traducci贸n mediante inteligencia artificial, que nos permiten aprovechar a煤n m谩s el trabajo del traductor y gracias a las cuales pudimos traducir este volumen con solo dos traductores y un revisor.

Pero, para llegar a ese punto, a煤n ten铆amos que convertir las 6577 p谩ginas digitalizadas en documentos Word antes de cualquier procedimiento de traducci贸n: un proceso minucioso que, de por s铆, requerir铆a casi 3 meses de trabajo continuo, suponiendo una jornada laboral de 8 horas sin interrupciones.

Sin embargo, el cliente necesitaba el trabajo traducido y certificado en un plazo de tres meses. Este plazo exigi贸 la movilizaci贸n de un equipo considerable de traductores, revisores y formateadores, lo que puso de manifiesto desde el principio la necesidad de contar con una estrategia bien orquestada y una ejecuci贸n meticulosa para garantizar que cada fase del proyecto se completara con precisi贸n y dentro del calendario establecido.

La propia naturaleza de los documentos era intr铆nsecamente compleja para la traducci贸n jur铆dica. Se trataba, en su mayor parte, de contratos y facturas de diferentes entidades, cada uno con sus propias peculiaridades y sutiles variaciones que requer铆an una meticulosa atenci贸n a los detalles, tanto en la fase de maquetaci贸n como, sobre todo, en las de traducci贸n y revisi贸n.

Estrategia de gesti贸n

Esta diversidad de documentos implic贸 este reto adicional, que exigi贸 un an谩lisis exhaustivo para garantizar una traducci贸n precisa y un formato coherente que respetara los matices de cada tipo de documento.

Dada la complejidad, inicialmente se form贸 un equipo de tres expertos en maquetaci贸n, cuya tarea consist铆a en analizar en profundidad cada documento, identificar patrones recurrentes y clasificar los documentos en funci贸n de las similitudes encontradas. Este minucioso ejercicio culmin贸 con el descubrimiento de 148 tipos de documentos distintos, una categorizaci贸n que result贸 crucial para optimizar los esfuerzos posteriores de maquetaci贸n y traducci贸n.

De este modo, pudimos identificar 148 plantillas (o modelos), lo que nos permiti贸 optimizar el formato de todos los documentos, ya que a partir de estas plantillas, se descubri贸 que los documentos solo necesitaban que se maquetara y tradujera desde cero parte del contenido.

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Los documentos se clasificaron en carpetas, cada una de las cuales correspond铆a a un cliente de nuestro cliente. Cada una de estas carpetas conten铆a un n煤mero diferente de documentos: algunas de las carpetas ten铆an menos de una docena de documentos, mientras que otras ten铆an cientos de documentos, y la carpeta m谩s grande ten铆a 325 documentos y 1080 p谩ginas.

Fue necesario catalogar cada carpeta, identificar qu茅 tipos de documentos ten铆a cada una, qu茅 plantillas hab铆a que utilizar y cu谩ntos documentos de cada plantilla hab铆a.

A continuaci贸n, se clasificaron las carpetas en funci贸n de los documentos que ten铆an en com煤n, de modo que fuera posible empezar a traducir las carpetas con m谩s similitudes, cuya entrega ser铆a m谩s r谩pida, y dejar para el final las carpetas con menos similitudes, cuya traducci贸n llevar铆a m谩s tiempo.

Una vez establecida la categorizaci贸n, se decidi贸 dividir los modelos de documentos identificados. Para garantizar una ejecuci贸n eficaz y puntual, se contrat贸 a una docena m谩s de especialistas en maquetaci贸n. Los tres m谩s experimentados, con los conocimientos adquiridos durante la fase de an谩lisis, asumieron la responsabilidad de maquetar los 148 modelos de documentos diferentes. Por otro lado, el equipo adicional de especialistas en maquetaci贸n se centr贸 en adaptar cada modelo maquetado a los documentos en s铆.

Empezamos con las carpetas de menor volumen y diversidad, para poder traducirlas, dejando tiempo mientras tanto para formatear las carpetas m谩s grandes y con mayor diversidad.

Esta organizaci贸n permiti贸 una distribuci贸n eficaz del trabajo, garantizando que la traducci贸n no tuviera que esperar todo el tiempo de maquetaci贸n, sino que se pudiera comenzar a trabajar en paralelo desde los primeros d铆as, mientras se maquetaban los dem谩s documentos.

El hecho de que existieran plantillas de documentos permiti贸 identificar muchas repeticiones, lo que hizo posible una traducci贸n m谩s eficaz de la documentaci贸n. Se observ贸 que muchas palabras y frases se repet铆an a lo largo de los documentos, y esta categorizaci贸n permiti贸 un enfoque m谩s estructurado y eficaz para las siguientes fases del proyecto.

El enfoque modular, la ampliaci贸n del equipo de especialistas en maquetaci贸n y el trabajo en paralelo resultaron ser estrategias eficaces para gestionar la colosal carga de trabajo, pero tambi茅n claves para garantizar el exigente plazo de entrega, as铆 como para asegurar que la calidad y la precisi贸n no se vieran comprometidas en ninguna fase del proceso.

Esta identificaci贸n temprana de las plantillas de documentos, y de que fueran similares entre s铆, y la maquetaci贸n por m贸dulos ahorr贸 tiempo y econom铆as de escala, y permiti贸 detectar hasta qu茅 punto se repet铆an los documentos.

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Result贸 que el volumen de traducci贸n ser铆a en realidad de 616 000 palabras, con dos millones y medio de palabras repetidas que no era necesario traducir. Solo fue posible aprovechar este volumen de repeticiones gracias a las herramientas inform谩ticas disponibles, la buena organizaci贸n del trabajo y la maquetaci贸n puntual de todos los documentos.

Los documentos en cuesti贸n eran predominantemente traducciones de facturas de compra y venta, pero tambi茅n de matriculaciones de autom贸viles, documentos que, por su naturaleza, requer铆an una atenci贸n meticulosa y detallada.

Adem谩s, la existencia adicional de contratos de compraventa y arrendamiento aumentaba la complejidad del trabajo, ya que se trataba de documentos que, dada su naturaleza jur铆dica y t茅cnica, requer铆an un dominio avanzado de la terminolog铆a jur铆dica por parte de los equipos de traducci贸n, lo que nos obligaba a aplicar una mezcla de l贸gica y organizaci贸n, pero tambi茅n de competencia t茅cnica, jur铆dica y ling眉铆stica para garantizar traducciones precisas y correctas.

Uso de la tecnolog铆a

Como ya se ha dicho, el uso de la tecnolog铆a inform谩tica, es decir, las memorias de traducci贸n y la inteligencia artificial, ha permitido acelerar el proceso de traducci贸n sin comprometer la calidad del trabajo.

Un proyecto de traducci贸n, sobre todo de esta naturaleza, requiere una garant铆a de calidad que no puede verse comprometida por la urgencia de la entrega del trabajo.

Esta calidad est谩 garantizada por el uso de glosarios, que se generan de forma semiautom谩tica y luego son editados y revisados por el equipo de traducci贸n del proyecto.

El uso de un glosario en cualquier traducci贸n siempre aporta ventajas, pero sobre todo en un contexto de gran complejidad t茅cnica y precisi贸n, como es el caso de las traducciones jur铆dicas, el uso de un glosario ha demostrado ser decisivo.

El uso de glosarios permite mantener la coherencia terminol贸gica entre documentos, garantizando que los t茅rminos t茅cnicos y jur铆dicos se traduzcan de forma coherente en todo el documento y el proyecto; la calidad de la traducci贸n mejora al garantizar que los t茅rminos legales se traducen correctamente y de una forma adecuada al contexto, reduciendo tambi茅n la probabilidad de errores y malentendidos en la traducci贸n.

En el caso de este proyecto concreto, los glosarios tambi茅n tienen ventajas adicionales: cuando hay una necesidad urgente de tiempo disponible para la traducci贸n, los glosarios nos permiten utilizar el tiempo de forma m谩s eficaz. Adem谩s, al disponer de un repositorio de t茅rminos y sus respectivas traducciones, los traductores pueden trabajar con mayor rapidez y eficacia, lo que facilita la revisi贸n y el control de calidad, haciendo que todo el proceso sea m谩s eficiente y r谩pido.

As铆 pues, todos estos avances tecnol贸gicos, con la creaci贸n de glosarios, la utilizaci贸n de memorias de traducci贸n y el uso de la inteligencia artificial, hacen que, en lugar de las 1000 palabras diarias del traductor en la m谩quina de escribir de los a帽os 90, o las 3000 palabras diarias del traductor con herramientas de ayuda a la traducci贸n de la d茅cada pasada, la tecnolog铆a actual permita a los traductores profesionales aumentar su capacidad de traducci贸n a unas 10 000 palabras diarias, o lo que es lo mismo, el trabajo de dos traductores y un revisor, para entregar en el plazo solicitado por el cliente. Una mejora sustancial en comparaci贸n con los 50 traductores con m谩quina de escribir, o los 20 traductores sin acceso a la inteligencia artificial.

Fue el uso de tecnolog铆a punta lo que no solo impuls贸 la productividad, sino lo que tambi茅n garantiz贸 una notable coherencia en las traducciones, gracias al uso de glosarios que garantizan una traducci贸n precisa y coherente, y de memorias de traducci贸n, capaces de reutilizar traducciones realizadas previamente, lo que permite una coherencia terminol贸gica y estil铆stica en todos los documentos.

Garant铆a de calidad

Garantizar la calidad de cualquier proyecto de traducci贸n es fundamental para la satisfacci贸n de nuestros clientes, pero resulta especialmente desafiante en proyectos de esta magnitud. Nos enfrentamos a una tarea compleja que requer铆a un enfoque meticuloso y estructurado.

En la primera fase, dividimos los documentos en plantillas, que fueron maquetadas por los especialistas en maquetaci贸n m谩s experimentados, y comprobamos el resto de maquetaciones por muestreo; un muestreo m谩s ajustado al principio y m谩s espaciado a medida que crec铆a la confianza, garantizando as铆 que todos los documentos para traducir se ajustaban a sus versiones digitales.

A continuaci贸n, establecimos un s贸lido sistema de control de calidad de la traducci贸n que inclu铆a la implementaci贸n de glosarios y memorias de traducci贸n espec铆ficos para cada proyecto. Estos recursos permitieron no solo mantener la coherencia terminol贸gica en todos los documentos, sino tambi茅n acelerar el proceso de traducci贸n al garantizar que los t茅rminos y frases se tradujeran de manera uniforme en todo el proyecto. Adem谩s, cada fase del proyecto fue supervisada por equipos dedicados de gestores de proyecto apoyados por el equipo de revisi贸n, cuya experiencia y conocimientos t茅cnicos fueron cruciales para detectar y corregir cualquier imprecisi贸n o incoherencia, garantizando que cada documento reflejara el m谩ximo nivel de calidad.

La gesti贸n de la calidad est谩 garantizada por nuestra pol铆tica de retroalimentaci贸n continua y comunicaci贸n transparente entre todos los miembros del equipo, celebrando reuniones peri贸dicas para debatir los retos encontrados y compartir las mejores pr谩cticas que cada persona encontraba para superarlos, y as铆 ajustar los planteamientos seg煤n fuera necesario.

Nuestras herramientas de inteligencia artificial y software de traducci贸n asistida nos ayudaron a supervisar la calidad y eficacia del proceso de traducci贸n en tiempo real. Este sistema integrado de gesti贸n de la calidad no solo nos permiti贸 mantener la integridad ling眉铆stica y t茅cnica de los documentos, sino que tambi茅n garantiz贸 que cada etapa del proyecto se completara dentro de los estrictos plazos fijados, sin comprometer la calidad.

Entrega y satisfacci贸n del cliente

Se adopt贸 una estrategia de entrega por fases, primero con las carpetas que conten铆an menos tipos de documentos diferentes. Este planteamiento permiti贸 disponer de un tiempo adicional crucial para maquetar y traducir las carpetas restantes, lo que garantiz贸 que cada documento recibiera la atenci贸n necesaria sin ejercer una presi贸n excesiva sobre los plazos. Este m茅todo no solo permiti贸 una gesti贸n eficaz del tiempo y los recursos, sino que tambi茅n proporcion贸 al cliente entregas parciales, facilitando la revisi贸n y aprobaci贸n por etapas, en lugar de una entrega masiva y quiz谩 precipitada al final del proyecto.

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Se fijaron plazos semanales y cada viernes entreg谩bamos una nueva tanda de documentos.

Por eso, a pesar de toda la tecnolog铆a existente, un proyecto de traducci贸n no solo depende de traductores y revisores, sino que tambi茅n incluye gestores de proyectos, termin贸logos y t茅cnicos inform谩ticos, que permiten a todo el equipo comunicarse y compartir informaci贸n de forma sencilla y precisa. Por tanto, se cre贸 un s贸lido equipo multidisciplinar compuesto por unos 20 profesionales.

Esta meticulosa estructuraci贸n del equipo no solo garantiz贸 una divisi贸n eficaz del trabajo, sino tambi茅n que cada fase del proyecto se llevara a cabo con la m谩xima precisi贸n y eficacia, culminando en la entrega del proyecto, dentro del plazo, conforme a las expectativas del cliente.

El plazo estipulado de 13 semanas se cumpli贸 estrictamente, prueba de la precisi贸n en la planificaci贸n y ejecuci贸n de cada fase de este enorme proyecto. El proyecto no solo se entreg贸 a tiempo, sino que cada documento se someti贸 a un meticuloso proceso de revisi贸n y control de calidad, lo que garantiz贸 una traducci贸n precisa y correcta.

Posteriormente, cada documento traducido y maquetado se imprimi贸, firm贸 y certific贸 legalmente, tal como exig铆a el cliente, lo que supuso un reto adicional en s铆 mismo.

En 2022 autentificamos la traducci贸n de 3349 documentos, el 66 % de los cuales correspond铆an a este proyecto.

Tras la certificaci贸n, los documentos se digitalizaron cuidadosamente y se prepararon para su entrega al cliente. Este proceso final no solo garantiz贸 la preservaci贸n de la integridad de los documentos, sino que tambi茅n facilit贸 la entrega y el acceso a ellos por parte del cliente.

La plena satisfacci贸n del cliente al recibir los documentos traducidos, maquetados, revisados, certificados y digitalizados, refleja el alto nivel de profesionalidad y la dedicaci贸n inquebrantable a la calidad que caracterizan los servicios prestados por M21Global. Esta experiencia reitera la capacidad 煤nica de M21Global para gestionar proyectos de traducci贸n complejos y voluminosos, incluso con plazos ajustados, garantizando la calidad y la precisi贸n en todas las fases del proceso, satisfaciendo plenamente las expectativas del cliente.

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Conclusi贸n

Finalizar con 茅xito de este proyecto de traducci贸n no solo reforz贸 nuestra reputaci贸n como l铆deres del sector de la traducci贸n, sino que tambi茅n nos proporcion贸 valiosos conocimientos para futuros proyectos. Una de las lecciones m谩s significativas fue la importancia de una planificaci贸n cuidadosa pero flexible, que nos permita cierto grado de adaptabilidad ante los imprevistos. La capacidad de ajustar r谩pidamente las estrategias de trabajo ante retos inesperados result贸 esencial para el 茅xito de este proyecto.

Adem谩s, aprendimos el valor inestimable de una comunicaci贸n clara y constante, tanto dentro de los equipos como con el cliente, para garantizar que todos los implicados estuvieran alineados con los objetivos y el progreso del proyecto.

Este proyecto nos ha enriquecido como equipo, permiti茅ndonos darnos cuenta, todos juntos, de la capacidad que tenemos para gestionar proyectos de esta magnitud. Nos mostr贸 nuestras capacidades y nos prepar贸 para proyectos complejos a gran escala.

Somos conscientes de la importancia de invertir continuamente en la formaci贸n y el desarrollo del equipo, as铆 como de actualizar constantemente nuestras herramientas tecnol贸gicas, lo que nos permite seguir siendo una empresa de referencia en el 谩mbito de la traducci贸n.

Asimismo, reforz贸 nuestra convicci贸n en la importancia de establecer relaciones s贸lidas y duraderas con los clientes, basadas en la confianza y en la entrega constante de resultados de alta calidad. Confiamos en que las lecciones aprendidas en este proyecto ser谩n la clave de nuestro 茅xito continuado y de la superaci贸n de los retos que nos depare el futuro.