- Ce qu'est une traduction certifiée et pourquoi elle est obligatoire
- Documents fréquemment exigés lors de la candidature
- Exigences spécifiques par pays de destination
- Délais, apostille et ordre correct des étapes
- Quel niveau de service choisir pour ce type de document
- Services Associés
- Questions Fréquentes
Candidater à une université étrangère implique de rassembler un ensemble de documents académiques et de les soumettre dans un délai fixe. Le relevé de notes est, presque toujours, le document central de cette candidature. La traduction certifiée de ce document est fréquemment l'étape qui cause le plus de retards. Comprendre ce qui est exigé, et agir suffisamment tôt, permet d'éviter les rejets de dossier pour des motifs administratifs.
Ce qu'est une traduction certifiée et pourquoi elle est obligatoire
Une traduction certifiée est une traduction accompagnée d'une déclaration formelle du traducteur ou de l'entreprise de traduction attestant que le contenu est fidèle à l'original. Elle n'est pas équivalente à une traduction simple, qui peut être utilisée en interne mais n'a pas de valeur probante auprès d'une institution officielle. De nombreuses universités, notamment au Royaume-Uni, en Allemagne, aux États-Unis et aux Pays-Bas, exigent explicitement une traduction certifiée. Certaines demandent en outre que le document soit apostillé ou que la traduction soit associée à une copie notariée de l'original.
Cette distinction est importante : une traduction non certifiée, même réalisée par un professionnel qualifié, peut être refusée par le service des admissions. Lorsque cela se produit à l'approche des délais de candidature, il est rarement possible de rectifier la situation à temps.
Documents fréquemment exigés lors de la candidature
Le relevé de notes constitue le point de départ, mais la plupart des universités demandent davantage qu'un seul document. Il convient de consulter le portail d'admission de chaque établissement. Les documents les plus courants comprennent :
- Relevé de notes (notes du lycée ou de l'enseignement supérieur, selon le niveau de la candidature)
- Diplôme ou certificat de fin d'études
- Supplément au diplôme (pour les candidatures en master ou doctorat)
- Attestation d'équivalence ou de reconnaissance de grade (le cas échéant)
- Lettres de recommandation en traduction certifiée (exigées par certaines universités nord-américaines)
Chacun de ces documents peut avoir des exigences spécifiques. Certaines institutions acceptent des copies certifiées conformes ; d'autres exigent les originaux accompagnés de leur traduction. L'université de destination reste toujours la source d'information définitive sur ses propres exigences.
Exigences spécifiques par pays de destination
Les exigences varient de manière significative selon le pays et l'établissement. Voici les points essentiels à prendre en compte :
Royaume-Uni : Les universités britanniques acceptent généralement la traduction certifiée sans apostille pour les documents français. Le système UCAS indique, dans la plupart des cas, que les documents doivent être accompagnés d'une traduction en anglais réalisée par un traducteur qualifié.
Allemagne : Les *Hochschulen* allemandes ont des exigences strictes. Beaucoup demandent une traduction réalisée par un traducteur assermenté (*vereidigter Übersetzer*) reconnu en Allemagne, ou par une entreprise certifiée. La *uni-assist*, entité qui traite les candidatures pour la majorité des universités publiques allemandes, dispose de ses propres spécifications qu'il faut consulter avant de commander la traduction.
États-Unis et Canada : Les universités nord-américaines et canadiennes demandent généralement que la traduction soit envoyée directement par l'établissement émetteur ou par une entreprise de traduction reconnue. Certaines précisent des services d'évaluation de diplômes tels que le WES (World Education Services), qui possède ses propres exigences en matière de format et de certification.
Pays-Bas : La plupart des établissements acceptent une traduction certifiée en anglais ou en néerlandais, sans apostille pour les documents français, la France étant un État membre de l'UE et partie à la Convention de La Haye.
Lorsque le pays de destination ne figure pas dans cette liste, il est indispensable de confirmer directement avec l'université ou avec le service national de reconnaissance des diplômes de ce pays.
Délais, apostille et ordre correct des étapes
L'erreur la plus fréquente consiste à commander la traduction avant de vérifier si une apostille est nécessaire. Lorsque le document original nécessite une apostille, l'ordre correct est le suivant :
- Obtenir le document original auprès de l'établissement émetteur
- Demander l'apostille auprès du tribunal ou de l'autorité compétente selon le type de document
- Remettre le document apostillé à l'entreprise de traduction
- Recevoir la traduction certifiée du document apostillé
Si la traduction est réalisée avant l'apostille, il peut être nécessaire de la refaire, ce qui entraîne des coûts supplémentaires et, surtout, une perte de temps. Pour les candidatures avec des délais en janvier ou en mars, le processus doit démarrer au minimum huit semaines avant la date limite de soumission.
Nos services de traduction juridique certifiée couvrent précisément ce type de documentation académique, avec des équipes spécialisées dans les paires linguistiques les plus pertinentes pour les candidatures internationales.
Quel niveau de service choisir pour ce type de document
Le relevé de notes envoyé à une université étrangère est un document qui a un impact direct sur la candidature. Une erreur de traduction, qu'il s'agisse d'une note retranscrite incorrectement ou d'un intitulé de matière qui ne correspond pas à l'original, peut compromettre l'évaluation académique du candidat. Ce type de document justifie un service de traduction avec relecture indépendante.
Le service Stratégique de M21Global implique trois professionnels distincts : un traducteur, un relecteur et un responsable du contrôle qualité. Le processus est audité conformément à la norme ISO 17100:2015, certifiée par Bureau Veritas. Pour les documents académiques destinés à des universités appliquant des procédures d'admission rigoureuses, c'est le niveau de service approprié.
M21Global traite des relevés de notes, des diplômes et des suppléments au diplôme dans plus de 40 paires linguistiques, dont français-anglais, français-allemand, français-portugais et français-néerlandais. Avec plus de 300 millions de mots traduits depuis 2005 et une présence en France, au Portugal, en Espagne, en Allemagne, en Angola et au Brésil, l'entreprise possède une expérience directe des exigences des principales institutions d'enseignement supérieur européennes et nord-américaines.
Si votre candidature approche, demandez un devis pour la traduction certifiée de votre relevé de notes directement sur le site de M21Global.
Services Associés
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Questions Fréquentes
La traduction certifiée d'un relevé de notes nécessite-t-elle une apostille ?
Cela dépend du pays de destination et des exigences de l'université. Pour certains pays, l'apostille est obligatoire sur le document original avant qu'il ne soit traduit. Il convient de confirmer auprès de l'établissement de destination avant de démarrer le processus.
Quelle est la différence entre traduction certifiée et traduction assermentée ?
La traduction certifiée est accompagnée d'une déclaration formelle de l'entreprise ou du traducteur attestant la fidélité à l'original. La traduction assermentée est réalisée par un traducteur officiellement reconnu par un tribunal ou une autorité d'État, et possède une valeur juridique spécifique dans certains pays. Certaines universités acceptent les deux formes ; d'autres précisent laquelle elles préfèrent.
Combien de temps prend la traduction certifiée d'un relevé de notes ?
Le délai dépend du nombre de pages, de la paire linguistique et du niveau de service choisi. En règle générale, il faut compter trois à cinq jours ouvrés pour un document standard, auxquels s'ajoute le délai nécessaire pour l'apostille, si elle est exigée.
Les universités allemandes acceptent-elles une traduction certifiée réalisée en France ?
Certaines l'acceptent ; d'autres exigent un traducteur assermenté reconnu en Allemagne ou agréé par la uni-assist. Il est indispensable de vérifier les exigences spécifiques de l'établissement et de la uni-assist avant de commander la traduction.
Est-il possible de faire traduire le relevé de notes et le diplôme en même temps ?
Oui. La plupart des entreprises de traduction certifiée traitent les documents simultanément, ce qui peut réduire les délais et simplifier la gestion du dossier de candidature.
